Resolución de 16 de abril de 2020, de la Dirección General de la Administración General del Estado en el Territorio, por la que se publica el Convenio con el Consejo General de la Abogacía Española, en relación con la realización de trámites administrativos y gestión documental por vía electrónica.

Exposición de Motivos:

• (....) El presente Convenio tiene por objeto establecer un marco de colaboración que favorezca las relaciones entre las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno y los ciudadanos y sus representantes, con el fin de facilitar a los ciudadanos el cumplimiento de sus obligaciones y el ejercicio de sus derechos ante las mismas, mediante la utilización de mecanismos de comunicación ágiles, sencillos y eficaces. El ámbito material del Convenio se ciñe a los trámites en materia de extranjería que se tramitan en las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno y ello sin perjuicio de que, en un futuro, en función de los desarrollos tecnológicos, se puedan incorporar otros ámbitos de actuación.
• Que, en relación con las solicitudes iniciales, ha de tenerse en cuenta, de conformidad con la disposición adicional tercera de la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, sobre derechos y libertades de los extranjeros en España y su integración social, que cuando el sujeto legitimado se encuentre en territorio español habrá de presentar personalmente las solicitudes iniciales relativas a las autorizaciones de residencia y de trabajo o a prórrogas de estancia. Asimismo, cuando el sujeto legitimado se encuentre en territorio extranjero, la presentación de solicitudes de visado y su recogida también se realizarán personalmente. Todo ello sin perjuicio de la realización de dichos trámites mediante representante debidamente acreditado o mediante los sistemas de firma electrónica debidamente reconocidos
• En este sentido, en relación con las solicitudes iniciales, conforme lo señalado en la disposición adicional octava.6 del Reglamento de la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, aprobado mediante el Real Decreto 557/2011, de 20 de abril, se entenderá cumplida la obligación de comparecencia personal cuando la presentación electrónica de documentos se realice de acuerdo con lo establecido mediante Convenios de habilitación para la representación de terceros. Dichos Convenios establecerán en todo caso la obligatoriedad de que los profesionales adheridos a ellos se comuniquen con la Administración General del Estado utilizando exclusivamente medios electrónicos. Para el desarrollo de los Convenios previstos en este apartado, la Administración General del Estado podrá establecer que los profesionales adheridos a ellos creen los correspondientes registros electrónicos de apoderamiento o representación.

En consecuencia, entendiéndose útil para las instituciones firmantes el establecimiento de un sistema estable de cooperación electrónica e intercambio de información, ambas partes ACUERDAN:

• Primero. Objeto del Convenio. El objeto del presente Convenio es habilitar a los abogados colegiados en los Colegios de Abogados que figuren inscritos en el Registro de representantes del Consejo General de la Abogacía Española, previsto en la cláusula tercera, para la presentación electrónica de documentos en representación de terceras personas, con el fin de favorecer el cumplimiento de obligaciones y el ejercicio de derechos de carácter administrativo por parte de los ciudadanos ante las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno, de acuerdo con el resto del clausulado del presente Convenio y con las previsiones normativas en vigor.
• Segundo. Ámbito material del Convenio. El presente Convenio afecta a los trámites en materia de extranjería que se realizan en las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno, a través de las Oficinas de Extranjería y, en su caso, de las Áreas o Dependencias funcionales de Trabajo e Inmigración (incluidos aquellos en los que se requiera, de acuerdo con la normativa vigente, la comparecencia presencial del interesado, conforme a lo establecido en la disposición adicional octava del Reglamento de la Ley Orgánica 4/2000, sobre derechos y libertades de los extranjeros en España y su integración social), siempre que los mismos se encuentren disponibles para la presentación de documentos por parte de los ciudadanos en la sede electrónica del Ministerio de adscripción orgánica.
• Tercero. Obligaciones del Consejo General de la Abogacía Española. El Consejo General de la Abogacía Española se compromete a: a) Crear, en el plazo de dos meses desde que tenga eficacia el presente Convenio, un Registro de representantes, con el correspondiente protocolo de incorporación al mismo, en el que figurarán inscritos los colegiados que estén habilitados para actuar en nombre de los interesados, conforme a los contenidos y requisitos que se recogen en la cláusula séptima. b) Mantener actualizado en tiempo real el Registro de representantes. c) Permitir el acceso electrónico al registro de representantes, a través de Internet, a la unidad que preste los servicios informáticos a la Secretaría de Estado de Política Territorial y Función Pública. Las especificaciones sobre el modo de realizar el intercambio de datos será el indicado por dicha Secretaría de Estado.
• Cuarto. Obligaciones del Ministerio de Política Territorial y Función Pública. El Ministerio de Política Territorial y Función Pública (Secretaría de Estado de Política Territorial y Función Pública) deberá habilitar, en el plazo de tres meses desde que esté operativo el registro de representantes creado por el Consejo General de la Abogacía Española, los medios técnicos necesarios que permitan a los colegiados habilitados la presentación electrónica de documentos en representación de los interesados, conforme a lo que establece el artículo 5.7 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
• Quinto. Régimen de la representación. El régimen de representación de terceros a efectos de presentación electrónica de documentos en su nombre es el establecido en el artículo 5.7 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. En concreto, la habilitación determina la presunción de validez de la representación, salvo que la normativa de aplicación prevea otra cosa. No obstante, la Administración podrá requerir en cualquier momento a los colegiados habilitados la acreditación de la representación que ostenten. La habilitación para la presentación electrónica de documentos en representación de terceros sólo confiere a la persona autorizada la condición de representante para intervenir en los actos expresamente autorizados. Si el domicilio que se consigna a efectos de notificaciones es el del abogado, la notificación se efectuará únicamente por medios electrónicos, sin perjuicio de que la misma se notifique en carpeta ciudadana. La representación habilitada sólo permite la presentación de solicitudes, escritos o comunicaciones en los registros electrónicos correspondientes al ámbito de la habilitación. La falta de representación suficiente de las personas en cuyo nombre se hubiera presentado la documentación dará lugar a la exigencia de las responsabilidades que fueran procedentes.
• Sexto. Presentación electrónica de documentos. Para hacer uso del sistema de presentación al que se refiere el presente Convenio y de las utilidades vinculadas a aquél, se deberán cumplir, además, los siguientes requisitos: 1. La presentación electrónica de documentación exigirá al presentador disponer de firma electrónica compatible y certificada por la Autoridad de Certificación competente, en los términos que sean de aplicación en la Administración General del Estado. 2. El Consejo General de la Abogacía Española, en la implementación del Registro de representantes, deberá cumplir los requisitos que, para el tratamiento automatizado de datos de carácter personal, se exigen en la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal. 3. El presentador deberá figurar inscrito y en situación de alta en el Registro de representantes descrito en la cláusula séptima, circunstancia que la Secretaría de Estado de Política Territorial y Función Pública, a través de la unidad que le preste los servicios informáticos, comprobará como requisito imprescindible para la aceptación de la presentación electrónica. Dicha comprobación se realizará a través de servicios Web.
• Séptimo. Registro de representantes. El Consejo General de la Abogacía Española creará, en el plazo de dos meses desde que tenga eficacia este Convenio, un Registro de representantes en el que figurarán inscritos los colegiados que estén habilitados para actuar en nombre de los interesados en los trámites en materia de extranjería que se realizan en las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno, conforme a las siguientes especificaciones: – La comunicación con el Registro de representantes se realizará a través de un servicio web. De esta manera cada vez que un abogado intente realizar algún tipo de trámite en el ámbito de Extranjería, desde la plataforma tecnológica de Extranjería se llamará a dicho servicio, para comprobar que la persona que se intenta identificar como abogado, está incluido en el registro de representantes. – Desde la plataforma de Extranjería se llamará al Servicio Web proporcionado por el Consejo General de la Abogacía Española con el DNI de la persona que está intentando realizar el trámite. – Con el objetivo de proporcionar seguridad en la comunicación entre la plataforma tecnológica de Extranjería y el Consejo General de la Abogacía Española se hará uso del protocolo WS-Security. Asimismo, en el citado plazo, el Consejo General de la Abogacía Española deberá aprobar, con el modelo formal que considere, un protocolo interno de incorporación y separación al Registro de representantes de los colegiados, inscritos en cada uno de los Colegios Oficiales de Abogados, que quieran formar parte del mismo o separarse de él. En todo caso, el Consejo General de la Abogacía Española deberá facilitar el protocolo de incorporación y separación al Registro de representantes, para visto bueno de la Dirección General de la Administración General del Estado en el Territorio. Dicho protocolo deberá incluir, al menos, las obligaciones de los colegiados de ostentar la representación necesaria para cada actuación, en los términos establecido en el artículo 5 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre; la obligación de presentar la documentación por medios electrónicos y facilitar a los interesados que representen cuanta documentación, justificantes o resguardos genera la actuación administrativa realizada, el respeto en todo caso de la normativa de protección de datos de carácter personal, así como cualquier otra indicada por el Consejo General de la Abogacía Española. El Consejo General de la Abogacía Española se compromete a proporcionar y mantener el acceso inmediato para consulta al Ministerio de Política Territorial y Función Pública, en tiempo real, de las adhesiones por parte de los colegiados al Registro de representantes y de las bajas que, en su caso, se produzcan. Para ello, el Ministerio de Política Territorial y Función Pública efectuará la referida consulta de manera automatizada y segura, mediante el acceso vía Internet al Registro de representantes gestionado por el Consejo General de la Abogacía Española. En el ámbito de este Convenio, únicamente podrán presentar documentación por medios telemáticos ante las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno en representación de terceros los abogados que figuren inscritos en el Registro de representantes. (...).
• Duodécimo. Duración y efectos. La duración del Convenio será de cuatro años con posibilidad de una prórroga expresa, antes del vencimiento del plazo, por cuatro años más. La duración total del Convenio, incluida la prórroga, no excederá en ningún caso de los ocho años. Conforme a lo establecido en el artículo 48.8 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, este Convenio no resultará eficaz hasta su inscripción en el Registro Electrónico estatal de Órganos e Instrumentos de Cooperación del sector público estatal y su publicación en el «Boletín Oficial del Estado»; por tanto, los cuatro años de vigencia se computan desde la concurrencia de ambas circunstancias. No obstante, es preciso tener en cuenta que el Consejo General de la Abogacía Española debe crear en el plazo de dos meses desde la fecha de eficacia del Convenio el Registro de representantes y facilitar el protocolo de incorporación al mismo para visto bueno de la Dirección General de la Administración General del Estado en el Territorio, conforme a lo previsto en la cláusula séptima del presente Convenio. De igual forma, en el plazo de tres meses desde que el Consejo General de la Abogacía Española comunique a la Secretaría de Estado de Política Territorial y Función Pública que dicho registro está operativo y se haya obtenido el correspondiente visto bueno reseñado en el párrafo anterior, desde la Secretaría de Estado de Política Territorial y Función Pública se realizarán los trabajos técnicos necesarios que permitan la presentación electrónica de la documentación objeto de este Convenio y por tanto la plena eficacia del mismo. Esta eficacia operativa en nada afecta a la eficacia de cuatro años reseñada en los párrafos primero y segundo de esta cláusula.
• Decimotercero. Suspensión de la habilitación en el Registro de representantes. Cuando la Secretaría de Estado de Política Territorial y Función Pública detecte indicios de que se ha producido un acceso o uso indebido de información protegida por parte de un colegiado incluido en el Registro de representantes, o cualquier otro incumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento General de Protección de Datos Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril; en la Ley Orgánica 3/2018, 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y demás normativa que resulte de aplicación, procederá, como medida cautelar, a acordar la suspensión de su habilitación e iniciará las oportunas comprobaciones e investigaciones tendentes a constatar las circunstancias en que se hayan producido los hechos de que se trate. A la vista del resultado de las comprobaciones e investigaciones realizadas, con audiencia de la parte afectada y del Consejo General de la Abogacía Española, la Secretaría de Estado de Política Territorial y Función Pública decidirá de forma motivada sobre su expulsión del Registro de representantes (Texto completo).

Documentación relacionada:

• Convenio entre la Administración General del Estado (Ministerio de Política Territorial y Función Pública) y el Consejo General de la Abogacía Española en relación con la realización de trámites administrativos y gestión documental por vía electrónica. 
• Protocolo interno de incorporación y separación en el Registro de representantes previsto en el Convenio, firmado con fecha 15 de abril de 2020, entre la Administración General del Estado y el CGAE en relación con la realización de trámites administrativos y gestión documental para vía electrónica. ICAB © Comisión de extranjería. 

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