Fin de los costosos sellos burocráticos en los documentos públicos. La Comisión Europea actúa para reducir los trámites administrativos en todos los Estados miembros. 

• La simplificación afectará a los documentos públicos relativos al nombre, el matrimonio y la unión registrada, el nacimiento, la filiación, la adopción, la defunción, la residencia, la ciudadanía y la nacionalidad, la propiedad inmobiliaria, la personalidad jurídica y la representación de una sociedad o empresa, los derechos de propiedad intelectual o los documentos que certifiquen la ausencia de antecedentes penales

La Comisión ha propuesto hoy reducir drásticamente las diligencias administrativas a cargo de los ciudadanos y las empresas, suprimiendo los sellos burocráticos actualmente exigidos para el reconocimiento de documentos públicos (como, por ejemplo, una partida de nacimiento) en otro Estado miembro de la UE. Hoy en día, los ciudadanos que se trasladan a otro Estado miembro tienen que dedicar mucho tiempo y dinero a demostrar la autenticidad de los documentos públicos que les conciernen (como las partidas de nacimiento o los certificados de matrimonio) expedidos por su Estado miembro de origen. Para ello han de obtener el Certificado conocido como «Apostilla», utilizado por las autoridades públicas de otros estados como prueba de que los documentos públicos, o las firmas estampadas por los funcionarios nacionales en los documentos, son auténticos. El exceso de trámites afecta también a las empresas cuya actividad atraviesa fronteras en el mercado único de la UE. Por ejemplo, a menudo se les requiere, en sus operaciones transfronterizas, que presenten una serie de documentos públicos certificados que acrediten su personalidad jurídica. Estos requisitos se remontan a una época en la que los distintos países solo aceptaban como auténticos los documentos públicos expedidos por el ministerio de asuntos exteriores de otro país. Pero ahora, al igual que reconocemos las resoluciones judiciales de los demás países, deberíamos confiar en los registros civiles de cualquier Estado miembro sin necesidad de aval por parte del ministerio de asuntos exteriores, el ministerio de justicia u otras autoridades. Por ese motivo, la Comisión propone hoy la supresión de la «Apostilla» y de toda una serie de requisitos administrativos desfasados para certificar la autenticidad de los documentos públicos de los ciudadanos que residen y trabajan en otros Estados miembros.

«Para cruzar fronteras, no se exige a ningún ciudadano que el ministerio de asuntos exteriores de su país confirme que su pasaporte es auténtico… ¿Por qué se solicita semejante confirmación para las partidas de nacimiento?» se pregunta la Comisaria de Justicia y Vicepresidenta de la Comisión Viviane Reding. «Cuando un ciudadano se traslada al extranjero, la realización de estos costosos trámites para demostrar que su partida de nacimiento es auténtica o, simplemente, para utilizar el certificado de una empresa, se convierte en una pesadilla burocrática. Me han relatado un sinfín de historias sobre los trastornos que causa el cumplimiento de estos incomprensibles requisitos. Hoy, la Comisión interviene con ánimo de simplificar la existencia de los ciudadanos y las empresas que ejercen sus derechos de libertad de circulación en la UE».

Conforme a las propuestas de la Comisión adoptadas hoy, los ciudadanos y las empresas dejarían de tener que presentar costosas versiones legalizadas o traducciones juradas de los documentos oficiales a la hora, por ejemplo, de inscribir un inmueble o una empresa en el registro correspondiente, contraer matrimonio o solicitar una tarjeta de residencia. Doce categorías de documentos públicos quedarían automáticamente exentas de trámites como la Apostilla y la legalización, actualmente exigidos para aproximadamente 1,4 millones de documentos al año en la UE. La abolición de estos requisitos supondrá para los ciudadanos y las empresas de la UE un ahorro de hasta 330 millones EUR, sin contar el tiempo que se ganará y los trastornos que se evitarán con estas medidas.

Las nuevas normas no incidirán, sin embargo, en el reconocimiento del contenido o los efectos de los documentos en cuestión, limitándose a demostrar la autenticidad del documento público, por ejemplo la veracidad de una firma o la calidad en la que actúa el funcionario o cargo público signatario. Los documentos deberán ser mutuamente aceptados por los Estados miembros sin mayor requisito de certificación.

La Comisión propone además un nuevo instrumento de simplificación: impresos multilingües facultativos en todas las lenguas oficiales de la UE que los ciudadanos y las empresas podrían solicitar en sustitución de los documentos públicos nacionales –y en las mismas condiciones que estos– relativos al nacimiento, la defunción, el matrimonio, la unión registrada y la personalidad jurídica y la representación de una sociedad o empresa (en el anexo se ofrecen algunos ejemplos). Esta medida contribuiría especialmente a ahorrar costes de traducción, pues el atractivo de semejante opción reside en que permite a los ciudadanos y las empresas despreocuparse de las traducciones. El formato de esos impresos se inspira en los convenios internacionales específicos -en particular, los de la Comisión Internacional del Estado Civil-.

La propuesta contiene también un mecanismo de salvaguardia frente al fraude: cuando una autoridad nacional albergue dudas razonables sobre un documento concreto, los Estados miembros podrán comprobar su autenticidad ante las autoridades expedidoras mediante el Sistema de Información del Mercado Interior (IMI), ya existente.

Antecedentes

Según una encuesta del Eurobarómetro de octubre de 2010, el 73 % de los europeos considera que se impone adoptar medidas para mejorar la circulación de los documentos públicos entre países de la UE.

Como respuesta a ese resultado, la Comisión Europea publicó en 2010 un Libro Verde para promover la libre circulación de los documentos públicos, y celebró una consulta pública acerca de los posibles medios para facilitar el uso y la aceptación de los documentos públicos.

La Comisión pone todo su empeño en eliminar cualquier obstáculo que cause frustración a los ciudadanos. El Informe sobre la Ciudadanía 2010 (véanse los documentos IP/10/1390 y MEMO/10/525) esbozaba veinticinco medidas concretas para desmantelar los obstáculos restantes que se alzan ante los ciudadanos que desean ejercer la libertad de circulación en la UE. Con la propuesta de hoy, la Comisión honra su compromiso.

En 2012, la Comisión organizó una amplia consulta pública en la que preguntaba a los ciudadanos qué problemas habían encontrado en el ejercicio de sus derechos como ciudadanos de la UE. Una de las dificultades mencionadas fue precisamente el proceso de reconocimiento de documentos en otro Estado miembro.

Ejemplo real de problema que afecta a los ciudadanos de la UE

«Hace poco me casé en Luxemburgo, pero los trámites de reconocimiento de mi partida de nacimiento fueron muy largos y costosos, pues dependen del oneroso sistema de apostilla. Ese mecanismo puede tener cierta validez a escala mundial, pero su uso en la UE es una lamentable prueba de la falta de confianza y cooperación entre administraciones.»

- respuesta de un ciudadano/a rumano/a a la consulta pública sobre los derechos de los ciudadanos de la UE de 2012

• suprimir los trámites de legalización y «Apostilla»;
• eliminar la necesidad de presentar una copia certificada junto con el documento público original, permitiendo la presentación de copias no certificadas junto con los originales;
• garantizar la aceptación de traducciones no juradas de los documentos públicos expedidos por las autoridades de otros Estados miembros;
• facilitar impresos estándar multilingües de la UE facultativos;
• mejorar la cooperación administrativa entre Estados miembros para contribuir a la lucha contra el fraude.
• Próximas etapas: para adquirir fuerza legislativa, la propuesta de Reglamento debe ahora ser adoptada por el Parlamento Europeo y el Consejo mediante el «procedimiento legislativo ordinario» (codecisión). Además, con ocasión del Año Europeo de los Ciudadanos (2013), la Comisión publicará, el próximo 8 de mayo, un nuevo informe sobre la ciudadanía de la UE en el que presentará doce nuevas medidas concretas para resolver los problemas restantes que dificultan a los ciudadanos de la UE el ejercicio de la libertad de circulación (Nota de Prensa).

Más información

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